NYHEDER
Haderslev Kommune digitaliserer underskriftsprocesser med DokSigner og Digital Post
Med Signaturgruppens DokSigner har Haderslev Kommune gjort underskriftsforløb hurtigere og mere overskuelige. Gennem et tæt udviklingssamarbejde er løsningen bl.a. blevet integreret med den fælleskommunale postkomponent, så kommunen kan sende Digital Post uden ekstra udgifter til en tredjepartsleverandør.
Fra papirbaserede arbejdsgange til digital signering
I Haderslev Kommune kaldes løsningen for Signeringsportalen og de bruger den på tværs af kommunen, når medarbejdere skal indhente underskrifter på dokumenter fra både interne og eksterne parter. Det kan fx være lønaftaler, refusion af udlæg, køb og salg af ejendomme og byggegrunde, samtykker og forskellige aftaler.
Tidligere kunne underskriftsprocesserne kræve, at dokumenter blev sendt frem og tilbage mellem flere parter, printet, underskrevet og scannet. Men med Signaturgruppens DokSigner kan hele forløbet i stedet håndteres digitalt.
Et konkret eksempel, hvor kommunen oplever at underskriftsforløbene nu kan afsluttes langt hurtigere end tidligere, er lønaftaler. Her skal både en lokal leder og en centralt placeret tillidsrepræsentant underskrive, og det kunne førhen tage flere dage at indsamle underskrifterne.
Digital Post uden ekstra udgifter til tredjepartsleverandører
En af de væsentlige tilpasninger, der er udviklet i samarbejde med Haderslev Kommune, er integrationen til den fælleskommunale postkomponent.
Integrationen gør det muligt at Haderslev Kommune og potentielt landets øvrige 97 kommuner, kan anvende den fælleskommunale infrastruktur til forsendelse af Digital Post i forbindelse med signeringsforløb.
For Haderslev Kommune har det været vigtigt, at løsningen ikke blot understøtter digitale underskrifter, men også passer ind i kommunens eksisterende it-infrastruktur og økonomiske rammer.
"Anvendelsen af en fælleskommunal postkomponent gør, at kommunen ikke får udgifter til tredjepartsleverandør i forbindelse med Digital Post-forsendelser. Det er et forhold, vi lægger vægt på."
- Jan Blasius, systemansvarlig for Signeringsportalen, Haderslev Kommune
Integrationen er dermed et eksempel på, hvordan kommuner kan udnytte eksisterende fælleskommunale løsninger frem for at være afhængige af yderligere leverandører til forsendelse af Digital Post.
Udviklet i tæt samarbejde med kommunens medarbejdere
Haderslev Kommune har været involveret i udviklingen af DokSigner fra begyndelsen. Medarbejdere fra flere afdelinger har testet løsningen og bidraget med forslag til forbedringer. Samarbejdet har ført til både mindre brugervenlighedsforbedringer og større funktionelle tilpasninger.
Ud over Digital Post-integrationen har Signaturgruppen bl.a. implementeret mulighed for at dele signeringsforløb mellem flere sagsbehandlere, tilpasse kommunespecifikke tekster og indsætte individuelle oplysninger, fx underskriftstidspunkter, i de beskeder, der sendes til parterne.
Der er samtidig lagt vægt på, at løsningen skal være enkel at anvende. Derfor er antallet af obligatoriske felter begrænset, mens valgfrie felter giver mulighed for at håndtere særlige behov som tidsfrister, flere underskrivere og individuelle beskeder.
Jan Blasius fremhæver samarbejdet som en vigtig del af resultatet:
"Vi har oplevet en leverandør, der har lyttet til kommunens forslag og udviklet løsningen til at være brugervenlig, effektiv og ligetil. Signaturgruppen har realiseret mange af de idéer både Lønkontoret og Teknik- og Klimaforvaltningen har indsendt."
En fleksibel signeringsløsning til kommunale behov
Erfaringerne fra Haderslev Kommune viser, hvordan digital signering kan forenkle arbejdsgange på tværs af en organisation, og hvordan tæt samarbejde med brugerne kan bidrage til løsninger, der passer til hverdagen i den kommunale sektor.
Med DokSigner kan organisationer samle administration, udsendelse og underskrift af dokumenter i én digital løsning. Løsningen understøtter signering med MitID og MitID Erhverv samt fleksible signeringsforløb med flere underskrivere.
Vil I høre mere om DokSigner og mulighederne for integration med Digital Post?
Læs mere om DokSigner her, eller kontakt os for at høre, hvordan løsningen kan understøtte jeres arbejdsgange.
